Les 7 péchés capitaux de l’organisation de réunion

Contrairement à certaines idées reçues, organiser une réunion ne se limite pas à envoyer des invitations.  Mais quels sont les pièges à éviter pour une organisation efficace de ses réunions ?

Organisation en amont de la réunion

-    Pas d’ordre du jour : C’est l’erreur la plus impactante et pourtant la plus répandue lors de l’organisation d’une réunion. Oui, faire un bon ordre du jour demande un peu de temps à consacrer en amont de la réunion, mais sans ça, votre réunion est vouée à l’échec avant même de commencer.
L’ordre du jour est la pierre angulaire qui permettra à votre réunion d’être productive et d’atteindre son objectif. Acceptez d’y consacrer quelques minutes de réflexion pour vous éviter des heures entières d’improductivité.

-    Un ordre du jour découvert pendant la réunion : Faire un ordre du jour, c’est très bien mais si les participants le découvrent pendant la réunion, vous perdez le bénéfice de votre préparation. Laisser à chacun le temps de la réflexion sur les sujets qui doivent être traités rendra les échanges beaucoup plus constructifs et vous gagnerez en plus du temps sur le déroulé de la réunion. Il en va d’ailleurs de même pour les supports : laissez le temps aux participants de les appréhender en leur fournissant les contenus avant la réunion.

-    Des sujets sans durée fixée : Le manque d’attribution de lead sur les sujets et quel temps on compte y accorder représente une porte ouverte à la désorganisation. Lors de l’organisation de la réunion, lui donner une durée totale d’une heure sans que les sujets abordés n’aient aucune référence temporelle ne vous permettra jamais de respecter votre timing et votre réunion s’étalera inlassablement. Votre ordre du jour doit être clairement découpé en termes de contenu et de répartition du temps si vous souhaitez rester dans les délais impartis et rester productifs.

Organisation pendant la réunion

-    Une prise de note subjective : Les avis sur cette question divergent. Faut-il que la prise de note soit réservée à une seule personne ? Chez Réunio, nous croyons plutôt en un mode participatif pour assurer l’objectivité du compte rendu. D’une part, la personne désignée pour la prise de note se retrouve de fait exclue des débats, et s’il s’agit d’une personne non impliquée dans le sujet traité, son compte rendu risque d’être approximatif. Nous prônons plutôt une prise de note qui se concentre sur l’essentiel et qui est assuré collectivement par les participants. Nul besoin de lister tous les échanges, il suffit de consigner les arguments, les décisions et les tâches.

-    Pas de time keeper : Lors de l’organisation de la réunion, vous avez bien réfléchi à la durée des sujets à traiter et fixé une durée totale de réunion, très bien ! Or, sans aide visuelle ou de personne désignée pour surveiller le chronomètre, vous ne respecterez jamais les délais fixés. Pour rappel, on estime à 52 minutes le temps maximum de concentration des cadres en réunion, donc si vous vous étalez sur plusieurs heures, vous perdez grandement en attention et en productivité.

-    Absence de prise de décision : Trop de réunions riches en débats animés ne débouchent sur rien. Il est crucial de toujours clôturer les sujets par une prise de décision ou une assignation de tâches. La réunion est un lieu d’échange et de débat, certes, mais qui doit déboucher sur des décisions concrètes. Ces décisions doivent être entérinées et communiquées au plus grand nombre si vous voulez rendre votre réunion utile et productive. Une bonne réunion a un impact très concret sur l’activité et la stratégie de l’entreprise ou du service concerné.

Organiser l’après réunion

-    Compte rendu non-existant ou inaccessible : Cela parait évident et pourtant. Combien d’organisations de réunion sont restées lettres mortes à cause de prise de notes cachées dans des jolis cahiers ? Sorti de réunion, chacun se remet dans son day-to-day et ses missions. Trop souvent le compte rendu n’est jamais finalisé ou mis en forme. Ou pire, le compte rendu est parfois très bien réalisé mais reste stocké sur le PC de son rédacteur ou dans un obscur sous-dossier sur le serveur de l’entreprise. Un bon compte rendu doit être accessible et consulté, le document devant servir de point de référence pour le suivi des décisions prises et des actions à mener.

Vous avez maintenant toutes les clés pour ne pas commettre toutes les erreurs habituelles et bien réussir l’organisation de vos réunions dans un cadre productif.

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