Quel est le créneau idéal pour planifier une réunion ?

Une réunion réussie commence par une bonne planification. Certains moments de la semaine ou de la journée sont plus adaptés pour certains types de réunions, mais quel que soit le sujet, certains créneaux sont à proscrire. D’après nos recherches et les dernières études publiées, voici ce que nous vous conseillons :

- Les créneaux à proscrire : avant tout, oubliez définitivement les réunions de 14h à 16h. C’est le moment de la journée où le cerveau est le moins alerte, les participants seront donc moins réceptifs et la réunion moins productive.
Ne programmez pas de réunions pendant les pics d’activité. Rien de plus frustrant pour un salarié que d’être en réunion alors qu’il est en retard sur ses tâches, ou pour un commercial qui voit les concurrents boucler des contrats pendant qu’il se sent coincé en réunion.

- La durée : il devient impératif de réduire la durée des réunions de travail, estimée en moyenne à 69 minutes. Il est aujourd’hui prouvé qu’un cadre d’entreprise aurait un temps de concentration maximum de 52 minutes, alors pourquoi voit-on encore des réunions si longues ? Démarrez à l’heure, planifiez le temps par sujet, gardez un œil sur la montre ou désignez un time-keeper, mais évitez les réunions de plus de 40min sauf cas exceptionnel.

Quelle réunion à quel moment ?

• Réunions commerciales : ce sont généralement des réunions qui doivent donner une impulsion à l’équipe commerciale, il parait donc plus cohérent de tenir ce type de réunion en début de journée, et dans l’idéal en début de semaine ou de mois suivant la récurrence. Les consignes diffusées pendant la réunion pourront ainsi être appliquées dans la foulée.
En termes de durée, comme toutes les réunions, essayez de faire court ! Le temps de vos équipes commerciales est précieux, concentrez-vous sur l’essentiel.

• Réunions projet : lorsque vous avez à faire à des producteurs ou des créatifs, les choses sont un peu différentes et le rythme des réunions sera plus dicté par l’évolution du projet et les besoins d’information des équipes. Votre référentiel doit plus être le stade du projet que le jour de la semaine, ou du mois. En terme d’horaire veillez à ne pas trop impacter la production en coupant la journée, préférez plutôt les débuts de matinée ou les fin de journées. Pour la durée, là aussi essayez de faire court et efficace, si vous ne voulez pas que les participants se remettent discrètement sur leurs tâches pendant la réunion…


• Réunions décisionnelles : toutes les réunions devraient être décisionnelles, mais lorsqu’il s’agit de décisions importantes lors de réunions de manager ou de réunions de direction, le moment choisi est primordial. Le principal critère est la disponibilité dans ce cas. Les participants doivent être pleinement présents et disponibles mentalement, en évitant impérativement les heures de pic d’activité de leurs équipes qui pourrait les distraire. Pour cette raison, nous vous conseillons de préférer le tout début ou la toute fin de journée, en dehors des heures les plus actives pour bénéficier de toute l’attention nécessaire.
En termes de durée, dans un monde parfait il faudrait encore faire très court et respecter le délai fixé, mais ici le plus important c’est d’aboutir à une décision même si cela implique d’allonger un peu la réunion.

• Le piège des réunions récurrentes : Ce n’est pas parce qu’il y a réunion tous les lundis que vous devez planifier une réunion pour lundi ! Choisir le bon créneau c’est bien mais si vous n’avez pas de message à transmettre, pas de décision à prendre, pas d’actions à prévoir, pourquoi planifier une réunion ? Quelle que soit le jour, l’heure où les habitudes.


Planifier c’est bien, communiquer c’est mieux !

Quand vous aurez trouvé le créneau idéal, reste encore à prévenir TOUS les participants suffisamment à l’avance pour qu’ils puissent s’organiser. Il faudra continuer à communiquer au fil des modifications de planning pour tout bien caler. On ne révolutionnera pas les choses avec Réunio sur cet aspect, mais on vous permettra d’intégrer facilement les réunions dans votre agenda grâce aux fichiers d’invitation pré-formatées et de communiquer facilement sans oublier personne pour la mise en place.

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